Onderstaand artikel is zeer actueel, ik zou het ook onder eigen werk kunnen plaatsen omdat ik het zelfgeschreven heb maar ik vind het ook onder actualiteit passen omdat juist in deze periode wordt bezuizigd op bedrijfsevenementen.
De populariteit van evenementen neemt alsmaar toe. Evenementen staan de laatste jaren dan ook sterk in de belangstelling. Van miljonairsfair tot de Libelle Zomerweek, congressen, festivals en productpresentaties, allerlei soorten evenementen winnen aan populariteit. Steeds vaker dienen evenementen als communicatiemiddel. Communicatie met de klant/doelgroep of de medewerkers informeren over de fusie, een event kan het allemaal realiseren. Veel human resource managers denken nog in producten, maar een event is geen product, het is een communicatiemiddel. Evenementen moeten in de communicatiestrategie van een bedrijf passen, op die manier kunnen de mogelijkheden van zakelijke evenementen optimaal benut worden. Maar waarom zijn events zo populair? Wat voor verklaring kunnen we hiervoor geven? Wat is het belang van zakelijke evenementen? En wat zijn actuele cijfers over de evenementenbranche? In onderstaande uiteenzetting zal ik informeren over de toenemende populariteit van de evenementenbranche, en bovenstaande vragen zullen uiteraard beantwoord worden in mijn uiteenzetting.
Doelstelling
Er zijn allerlei soorten evenementen. In deze uiteenzetting zal ik mij beperken tot evenementen binnen het bedrijfsleven. Bedrijfsevenementen zijn onder te verdelen in zakelijke evenementen, zoals beurzen en congressen, en in personeelsevenementen. Zakelijke evenementen zijn vooral ter informatie en voorlichting van bezoekers en het onderhouden van relaties en netwerken. Contact met de doelgroep/klant staat hierbij voorop. Personeelsevenementen daarentegen zijn specifiek gericht op het personeel van het bedrijf. Personeelsevenementen hebben altijd een doelstelling. Dat kan variëren van motiveren tot belonen of teambuilding. In alle gevallen is het van groot belang dat het evenement zodanig wordt ingevuld dat het aansluit bij het doel van het evenement en bij de communicatiestrategie van het bedrijf in kwestie.
Door de opkomst en de groei van dergelijke evenementen zijn er binnen sommige bedrijven speciale medewerkers aangesteld die zich bezig houden met het organiseren van bedrijfsevenementen. Bijna zes op de tien grote organisaties (bestaande uit meer dan 500 medewerkers) hebben zulke medewerkers in dienst. In de overige gevallen is de organisatie hiervan in handen van een personeelsvereniging of het wordt uitbesteed aan een evenementenbureau. (NIDAP, 2004)
Uitgaven
Dat de markt voor bedrijfsevenementen de laatste jaren flink toegenomen is blijkt ook uit de volgende cijfers, die in 2007 zijn gepubliceerd door het NIDAP, een onderzoeks- & consultancybureau gespecialiseerd op het gebied van bedrijfs-opleidingen en –evenementen.
De bestedingen aan zakelijke evenementen is tussen 2004 en 2007 met 15% gegroeid. Dat is een relatief kleine groei vergeleken met de bestedingen aan personeelsevenementen die in dezelfde periode met 48% toenamen. In het jaar 2006 werd er circa 250 miljoen euro uitgegeven aan de organisatie van personeelsevenementen, aan zakelijke evenementen werd ongeveer 570 miljoen euro uitgegeven. (NIDAP, 2007).
Initiatief
Uit onderzoek van het NIDAP, een onderzoeks- & consultancybureau gespecialiseerd op het gebied van bedrijfs-opleidingen en –evenementen, is gebleken dat het initiatief voor zakelijke evenementen even vaak bij de afdeling marketing ligt als bij de directie (respectievelijk 28% en 27%). Het initiatief voor personeelsevenementen ligt voor bijna de helft bij het personeel of bij de personeelsvereniging. In een kwart van de organisaties neemt de directie hiervoor het initiatief, dit is vaak het geval als er sprake is van een fusie of van een reorganisatie. Bij personeelsevenementen wordt meer waarde gehecht aan meer variatie en afwisseling en worden evenementen ook sportiever en actiever. In één derde van de gevallen wordt er rekening gehouden met partner en gezin.
Ging het in het jaar 2005 bij zakelijke evenementen vooral om het bereiken van een kortstondig communicatie-effect, in het jaar 2007 ging het meer om het informeren over een specifieke dienst of product. De grotere opdrachtgevers (organisaties met meer dan 500 medewerkers) willen hun evenementen zakelijker en professioneler maken; de kleinere bedrijven (tussen de 100 en 200 medewerkers) willen juist evenementen organiseren met meer variatie en afwisseling.
Wat de uiteindelijke beslissing betreft geldt zowel voor zakelijke als voor personeelsevenementen dat de directie in meer dan de helft van de gevallen de definitieve beslissing neemt over een evenement. (NIDAP, 2007)
Deelname aan beurzen
Een goed voorbeeld van een bedrijfsevenement is de welbekende beurs of het congres.
Deelname aan dergelijke bedrijfsevenementen wordt door veel organisaties of bedrijven als onnodig beschouwd. Ontrecht, want juist op beurzen en congressen kunnen contacten worden gelegd die normaal gesproken niet aan de orde waren geweest. Door de juiste beurs te kiezen weet de organisatie welke bezoekers verwacht kunnen worden, de bezoeker is op zoek naar specifieke informatie. Naast de producten die de organisatie aan te bieden heeft moet er ook veel nadruk liggen op de communicatie. De organisatie ontmoet haar klanten face-to-face, een goed persoonlijk contact en een perfecte presentatie zijn onmisbaar.
De afweging van een organisatie om deel te nemen aan een beurs wordt in belangrijke mate bepaald door de marketingcommunicatiedoelstelling. Een aantal van de mogelijkheden die beursdeelname biedt zijn: imagoverbetering, productpresentatie, productlancering, nieuwe relaties werven, etc. Naast deze doelstellingen biedt een beurs ook goede mogelijkheden om op de hoogte te blijven van de concurrentie. Tevens is een beurs uitermate geschikt om nieuwe klanten te werven. (Alblas, z.j.)
Boodschap
Dat evenementen ook geschikt kunnen zijn voor het brengen van een interne, serieuze boodschap als een fusie of een reorganisatie, onderbouwt de heer Kruitwagen, branchedirecteur van de evenementenbureaus, in een interview met intermediair. Hij zegt hierover het volgende: “ Veel werknemers van de afdeling Personeel en Organisatie onderschatten de impact die een bedrijfsevenement op de human resource doelen kan hebben. De bedrijfsstrategie wordt vaak prachtig uitgedragen in een uitgekiende marketingcampagne, maar als het op het personeel aankomt wordt er maar wat gedaan. Als human resource manager moet je goed weten wie je werknemers zijn en wat hun voorkeuren zijn. Alleen dan kan je een event op hun wensen en behoeften aan laten sluiten. Is dat het geval? Dan kan een event een uitstekend communicatiemiddel zijn.”(Intermediair, 2008)
Doelgroep
Dat een evenement zich goed kan lenen om het contact met de doelgroep te optimaliseren is mooi te illustreren aan de hand van een voorbeeld: de Libelle Zomerweek.
De Libelle Zomerweek vierde dit jaar haar dertiende editie jaar en kan gezien worden als een driedimensionaal tijdschrift. Een goed artikel hierover vond ik op de website van Joffi, een full service evenementen-communicatiebueau. De heer Maurice Hartog, van Joffi, gaf een dubbelinterview met de heer Koos de Boer, tijdschriftenmaker en eigenaar van een eigen communicatiebureau. Koos de Boer zegt hierin het volgende over de Libelle Zomerweek: “Naast de grote merken als Unilever en Nivea hebben de verschillende redacties allemaal hun eigen tent. Dat is waar de vrouwen voor gaan. Ze gaan natuurlijk ook voor de gratis nagels en wat al niet meer, maar het grootste aandeel in de boodschappentas waar ze mee terug in die trein stappen, zijn Libellespullen uit de Libelletent. Daar staan ze voor in de rij. Het zijn de spullen die al in het blad hebben gestaan, die de redactie heeft uitgekozen. Dat is wat de vrouwen willen hebben.” (Eventview, 2007)
De Libelle Zomerweek was in eerste instantie ingezet als een medium uit de communicatiemix waarmee de doelgroep bereikt kon worden, ondertussen is de Libelle Zomerweek uitgegroeid tot een evenement waar jaarlijks zo’n 80.000 vrouwen op af komen. De Libelle Zomerweek kan los van het merk Libelle bestaan.
Bedrijven en/of merken leren hun doelgroep beter kennen door het organiseren van een evenement. Er is continu aandacht voor de doelgroep waarbij alle communicatiemogelijkheden optimaal ingezet kunnen worden. Een evenement brengt de doelgroep bij elkaar waardoor je de boodschap op een eenvoudige wijze kunt overbrengen.
Verklaring
Evenementen nemen toe in populariteit. Aan personeelsevenementen wordt meer aandacht besteed, bedrijfsevenementen worden groter opgezet en bedrijven nemen vaker deel aan beurzen en congressen.
Welke verklaring is hiervoor te vinden?
Professor van der Meiden, professor aan de Universiteit Leiden heeft een logische verklaring voor de toename van het aantal evenementen, deze geeft hij in het boek evenementen organiseren geschreven door E.. Damiaens.
Hij stelt dat de toename samenhangt met de opkomst van de face-to-face cultuur. Door de technische mogelijkheden als internet, tv en telefonie komen mensen steeds minder direct met elkaar in contact. Mensen zoeken elkaar weer op en daar zijn evenementen uiterst geschikt voor. Een personeelsevenement is nodig om de communicatiestrategie te waarborgen maar ook om de groeiende afstandelijkheid tussen de werknemers te overbruggen.
De heer Bijleveld, juryvoorzitter Charity Events van de Gouden Giraffe, sluit zich volledig aan bij deze verklaring. Hij stelt dat door de explosieve toename van de automatisering en de telecommunicatie het persoonlijk contact drastisch afneemt. Evenementen bieden de mogelijkheid om dat persoonlijk contact te herstellen.
Gouden Giraffe
In Nederland zijn er verscheidene awards te winnen met het organiseren van een goed bedrijfsevenement. De bekendste van deze awards, is de Gouden Giraffe. De Gouden Giraffe is een prijs voor het beste zakelijke, vermakelijke of maatschappelijke evenement. Er zijn verschillende categorieën. Op deze manier worden bedrijven aangemoedigd om goede evenementen te organiseren. Dat er een speciale prijs is voor het beste zakelijke evenement stimuleert het bedrijfsleven om een event in te zetten als communicatiemiddel.
Transmedia
Het congres wat wij, studenten van de Hogeschool van Amsterdam, organiseren is dan ook niet alleen geschikt om de studenten kennis te laten maken met de evenementenbranche, het is ook geschikt als communicatiemiddel. De Hogeschool van Amsterdam heeft op deze manier de mogelijkheid om te communiceren met de mediaprofessionals. Dit is een uitgelezen kans om te laten zien op welk niveau de toekomstige mediaprofessionals zich bevinden en dat de studenten op de hoogte zijn van de nieuwe trends die zich voordoen binnen het medialandschap. Door middel van het congres kan de Hogeschool van Amsterdam laten zien dat zijn openstaan voor nieuwe trends en dat zij graag in contact blijven met de huidige mediaprofessionals. Voor studenten is dit een unieke kans om zich te bewijzen en contacten te leggen met de professionals. Voor de mediaprofessionals is het een goede gelegenheid om hun collega’s uit het werkveld te ontmoeten, inzicht te krijgen in transmedia en om contacten te leggen.
Bronverantwoording
De bronnen die ik voor dit artikel heb gebruikt, heb ik gekozen vanwege de betrouwbaarheid en actualiteit. De cijfers uit het jaar 2007, waren de meest recente cijfers die beschikbaar waren. De boeken die ik heb gebruikt zijn zeer informatief en betrouwbaar. De bronnen die ik heb gebruikt zijn zeer divers. Hier heb ik voor gekozen om zo een goed mogelijk beeld te krijgen van de evenementenbranche van het bedrijfsleven. De bronnen variëren van boeken, tot websites tot rapporten.
Wat ook opmerkelijk is aan de bronnen, is dat ze met verschillende invalshoeken zijn geschreven. Sommige teksten zijn gericht op studenten, andere bronnen zijn gericht op bijvoorbeeld marketeers of financiële experts. Door het gebruik van deze bronnen is mijn artikel uitgegroeid tot een artikel wat gebaseerd is op gedegen deskresearch aan de hand van betrouwbare en originele bronnen.
Literatuurlijst
Alblas, Patricia. (z.j.). Een beurs als strategisch middel. Geraadpleegd op: 15 mei 2009, van: http://www.communicatiecoach.com/vakgebied_eventmarketing_art_1_strategisch.htm
Damiaens, E. (2008). Evenementen organiseren. Apeldoorn: Garant.
Digitale professionals. (z.j.). Wat u moet weten over eventmarketing. Geraadpleegd op: 16 mei 2009, van: http://www.digi-profs.nl/artikel.php?id=481
Groesz, Ilse. (Juni 2007). De ontwikkeling van evenementen. Van crossmediaal naar interdisciplinair. Eventview. Juni 2007, p. 1-5.
NIDAP. (juli 2004). Persberichten NIDAP Bedrijfsevenementen onderzoek 2004, juli 2004. Geraadpleegd op: 15 mei 2009, van: http://www.nidap.com/informatie/persberichten_ev04.php
NIDAP. (juli 2007). Persberichten NIDAP Bedrijfsevenementen onderzoek 2007, juli 2007. [rapport]
Lubbers, A. (2008). Intermediair: Een event hoeft niet altijd fun te zijn. Geraadpleegd op: 17 mei 2009, van: http://www.intermediairpw.nl/artikel.jsp?id=1477139
Van der Avert, F. (21 maart 2009). Hoe verleiden we Giovanni en Heidi?. Het financieel dagblad. Weekend, p. 20
Van der Linden. G. (juni 2008). Financiële dienstverlening en zakelijke evenementen. [afstudeerrapport]
Verhaar, J. (2004). Projectmanagement 1. Den Haag: Boom Onderwijs.
